LES ORGANES DE L’EFAC

Document approuvé par le conseil de gestion le 12 septembre 2016

Objet de ce document
Ce document définit les rôles respectifs des différents organes de l’EFAC. Il a pour but de proposer un cadre pour parvenir à un fonctionnement harmonieux de ces organes et d’assurer une cohérence dans le fonctionnement de l’école.

Cadre juridique
L’EFAC est une association à but éducatif et non lucratif établie en 1979 sous les lois de l’état de l’Illinois. Ses statuts sont déposés auprès du secrétaire d’Etat de l’Illinois, à Springfield. Ils prévoient l’existence d’un conseil de gestion (Board of Directors) et des postes qu’exigent les lois sur les associations (président, vice-président, secrétaire, trésorier et membre).

L’intention de ce document est de fournir des lignes directrices en définissant mieux les responsabilités et les rapports de chacun.

Le fonctionnement et la vie de l’école mettent en jeu plusieurs organes:

  • l’assemblée générale des membres
  • le conseil de gestion
  • la directrice
  • le conseil d’école
  • le comité des fêtes/le parent liaison
  • les enseignants
  • Les parents
  • Les élèves

 L’assemblée générale
L’assemblée générale annuelle des membres est convoquée par le conseil de gestion, en général fin septembre (par tradition, une deuxième réunion est tenue en juin à l’occasion de la fête de fin d’année de l’école).

Le conseil de gestion en fixe l’ordre du jour qui doit comporter la présentation du rapport annuel par la directrice et le président, la présentation des comptes par le trésorier et l’élection des nouveaux membres du conseil de gestion et du nouveau conseil d’école. Le conseil de gestion peut décider de porter devant l’assemblée tout autre question essentielle à la vie de l’école.

Le conseil de gestion
Selon les statuts, il est composé de cinq membres élus tous les deux ans au cours de l’assemblée générale annuelle de septembre par les membres de l’association (les parents d’élèves). Il se réunit immédiatement après l’assemblée générale, puis au cours de l’année, au moins trois fois (il peut être convoqué par le président ou par deux membres du conseil). Il délibère à la majorité. Il remplace les démissionnaires pour le restant de leurs mandats ou appellent au vote. Il choisit parmi les membres du conseil de gestion un président, vice-président, trésorier, secrétaire et un membre.

Il est de tradition qu’un représentant des autorités de tutelle (services culturels du Consulat) soit invité à chaque réunion. Par ailleurs, la directrice doit assister à toutes les réunions.

Il est bon d’assurer au sein des membres du conseil de gestion la représentation des quatre cycles (cycle 2, cycle 3, collège et lycée) et en conséquence des deux écoles qui hébergent l’EFAC.

  • Rôle

Le conseil de gestion est l’organe de décision de l’EFAC ; toute décision qui n’a pu être prise par ailleurs lui est portée en dernier ressort. Il doit rester essentiellement un organe de décision, et éviter de devenir un forum d’information ou un lieu de débats.

Pour alléger l’ordre du jour des réunions du conseil, il est souvent formé des « sous-comités » ad hoc (par exemple bourses, salaires des enseignants, recrutement, etc) qui délibèrent et rendent compte au conseil. (Ces sous-comités peuvent faire appel à des personnes extérieures au conseil, lorsque leurs compétences sont désirées).

Le conseil de gestion a un rôle direct de gestion. Il valide le budget et suit les comptes, ce qui implique des décisions sur les frais de scolarités (revenus) et sur les salaires des employés (dépenses).

Le conseil de gestion valide le recrutement des enseignants, les contrats et fixent les salaires. En cela, il compte sur le soutien actif de la directrice.

Le conseil de gestion recrute, supervise et évalue la directrice. Il tranche les conflits en dernier ressort, en particulier ceux qui peuvent impliquer les enseignants, les parents d’élèves, ou les écoles américaines (ALES et LPHS).

Conscient d’en être l’hôte, le conseil veille avec soin à maintenir les meilleures relations avec ALES et LPHS. Il est bon de veiller à ce qu’il y ait une représentation de l’EFAC au Local School Council des écoles américaines.

Le conseil étant renouvelé tous les deux ans (parfois en profondeur), il importe d’assurer une passation de pouvoirs convenables. La première réunion du nouveau conseil (à l’issue de l’assemblée générale annuelle en début d’année scolaire) se fait en présence des membres sortants. A cette occasion se fait une passation des minutes et autres textes importants (sous forme électronique) pour que les nouveaux membres soient informés des décisions passées.

Un rôle spécifique est alloué à chaque membre.

Le président

  • Il assure un rôle de médiateur voire de décideur en dernier recours
  • Il peut représenter l’école lors d’événements publics
  • Il a un contact direct avec les écoles qui hébergent l’EFAC

Le vice-président

  • Il est prêt à reprendre le rôle de président en cas d’absence du président
  • Il peut choisir le rôle de relations Lincoln ou relations familles
  • Il ne peut pas cumuler avec Président, Secrétaire ou Trésorier

Le secrétaire

  • Il prend des notes lors des réunions
  • Il aide à la rédaction de documents de l’école (formulaires, rédaction bilingue ou recherche d’un traducteur, centralisation des documents importants)
  • Il est responsable de l’archivage des Minutes

Le trésorier

  • Il vérifie les comptes (paiements, encaissements, rémunérations)
  • Il travaille à l’établissement du budget, des tarifs et des procédures comptables
  • Il est en relation avec IRS, CPA, les assurances
  • Il est signataire sur les comptes bancaires

Le membre

  • il participe selon ses disponibilités et choix à toutes les activités du conseil
  • il peut organiser et diriger la création de comités de travail
  • Périodicité des réunions

Les réunions se tiennent à l’EFAC traditionnellement une fois par mois, soit à ALES, soit à LPHS. Le nombre de réunions peut être diminué selon le besoin et les impératifs.

Un ordre du jour est établi avant chaque réunion et envoyé à la communauté de l’EFAC. Le rapport de la directrice en fait toujours partie. Le président veille à ce que la discussion suive l’ordre du jour.

Les minutes sont prises en note par le secrétaire, soumises pour approbation (par voie électronique) peu après la réunion, et signées/approuvées à la réunion suivante.

Le conseil d’école
Le conseil d’école se compose :

  • de la directrice
  • des enseignants
  • des quatre parents délégués
    il y a un parent délégué par cycle : cycle 2 (GS, CP, CE1), cycle 3 (CE2, CM1, CM2, collège (6e, 5e, 4e) et lycée (3e, seconde, première, terminale et DELF)
  • Rôle

Le conseil d’école de l’EFAC est l’organe de l’école qui assure la liaison entre tous les membres de la communauté scolaire pour toutes les questions qui ont trait au fonctionnement de l’école au quotidien et à la promotion de la langue et de la culture françaises.

L’objectif principal du conseil d’école est de prendre les mesures nécessaires pour créer les meilleures conditions possibles à la réussite de tous les élèves inscrits dans ce programme bilingue particulièrement intensif.

Les délégués élus en assemblée générale ont un rôle actif à jouer dans la vie de l’école. Tout au long de l’année, ils sont en liaison avec l’équipe enseignante et la directrice.

Les délégués sont les interlocuteurs des familles. Ils sont encouragés à se tenir informés de leurs attentes et à leur communiquer les décisions prises en réunion.

Les membres du conseil d’école doivent aussi envisager la promotion du français dans son ensemble et juger des activités proposées au sein des établissements américains Importance de collaborer avec les homeroom parents pour la coordination entre les deux programmes). Ces activités bénéficient aux élèves des deux sections et est une mission importante que l’EFAC doit assurer au sein de l’école américaine.

Un compte rendu des réunions revu par la directrice est envoyé ensuite à toute la communauté.
Lors des réunions du conseil d’école projet d’école et activités proposées dans l’année sont passés en revue.

  • examen du calendrier de l’année en cours et des activités proposées aux élèves
  • intégration de ces activités dans le projet d’école
  • réflexions sur la fréquence des activités, le bénéfice qu’en ont tiré les élèves et l’intérêt pour les futures programmations
  • suggestions de nouvelles sorties scolaires ou extra scolaires
  • réflexions sur la vie des élèves au quotidien (travail, accueil des nouveaux élèves, etc.)

Le rapport général est fait par la directrice et ensuite par chaque enseignant, il couvre entre autres :

  • le rythme des progressions et bien-être des élèves
  • la coordination entre programme français et américain
  • la discipline (retards etc.)
  • la préparation aux évaluations, examens et concours
  • les résultats généraux des élèves

Attention, les passages de classe et les cas particuliers ne pas sont discutés lors du conseil d’école mais lors de réunions séparées avec professeurs/directrice.

  • Périodicité des réunions

Il y a trois réunions dans l’année (une par semestre). Elles sont organisées de la façon suivante:

La directrice annonce la date de la réunion et l’ordre du jour après un rapide sondage d’opinion auprès des délégués du conseil d’école (remontée préalable de tous les points qui seront abordés). Un temps de parole est imparti par ordre d’importance des points listés dans l’ordre du jour.

Il est primordial que les membres n’abordent en réunion que les sujets soumis préalablement à la directrice par le délégué du cycle.

Il est bien entendu que des sujets de fond comme la refonte d’un programme, le temps de travail des élèves ne peuvent être traités par un conseil qui se réunit une heure et demie trois fois par an.

Si un parent souhaite soulever un sujet de fond, il/elle doit en informer le conseil d’école qui peut proposer que des réunions aient lieu séparément et qu’un rapport lui soit remis.

La directrice veille à ce que la réunion se déroule selon l’ordre établi (intervention des membres respectifs, respect du temps de parole, civilité).

La directrice
D’un point de vue contractuel, le rôle de la directrice est résumé dans l’« exhibit A » de son contrat.

  • Rôle

C’est un rôle de représentation vis-à-vis de toutes les parties prenantes pour lesquelles elle est la représentante de l’école: élèves, parents d’élèves, enseignants, conseil de gestion, conseil d’école, ALES, LPHS, tutelle (consulat, inspection d’académie), ville de Chicago, écoles sœurs en Amérique, visiteurs de marque, etc.

C’est un rôle administratif et pédagogique: production et communication de documents et formulaires, gestion des inscriptions, gestion des enseignants et employés, suivi du curriculum, assistance aux enseignants dans leurs démarches administratives, en cas de recrutement publication des annonces, correspondance avec les candidats, entretiens d’embauche, participation à l’établissement du budget ainsi qu’à sa suivie, transmission d’informations et statistiques ainsi que de rapports aux autorités françaises, etc.

C’est un rôle d’information et de communication: avec les nouvelles familles potentielles, avec les familles de l’EFAC (entre autre via le blog et le website de l’EFAC), avec les écoles américaines (en particulier pour tout ce qui peut valoriser la culture française et l’image de l’EFAC), et généralement avec tous les acteurs identifiés plus haut, en fonction de leurs besoins.

C’est un rôle de supervision et d’encouragement: la directrice coordonne et surveille l’activité pédagogique des enseignants au jour le jour, et veille de près au succès du projet d’école. Elle promeut le développement professionnel des enseignants, les stimule et les encourage, leur propose des stages. Elle évalue les enseignants et il est proposé qu’elle fasse en conséquence des propositions annuelles de salaires.

La directrice sert aussi de relais avec le conseil de gestion et avec le conseil d’école, aux réunions desquelles elle assiste obligatoirement.

Dans la gestion quotidienne des conflits, frictions et difficultés qui peuvent s’élever, la directrice doit jouir d’une autonomie suffisante. Elle tient au courant le conseil de gestion des problèmes en « temps réel », mais en même temps l’informe des moyens qu’elle a employés ou se propose d’employer pour les résoudre. Il paraît préférable que le conseil n’intervienne qu’à sa demande. Autonomie implique aussi responsabilité : in fine, c’est aussi sur cette gestion qu’elle est jugée par le conseil.

Dans l’administration des affaires courantes de l’école, elle doit également jouir d’une autonomie suffisante. Il s’ensuit qu’elle n’a pas besoin d’impliquer le conseil de gestion dans des détails qui ne nécessitent aucune décision de principe.

Les heures de permanence au bureau de la directrice (ALES/salle 012) sont du lundi au vendredi, de 7h45 à 11h45 ainsi que le mardi et jeudi de 13h45 à 16h15.

Comité des fêtes/ le parent liaison
Une des nécessités de la vie au sein d’une école américaine est de comprendre que le projet d’école ne s’arrête pas quand la sonnerie retentit en fin de journée, parce que la vie de l’école américaine dont nous faisons partie se conduit en grande partie à travers de nombreuses activités extra-scolaires, à caractère pédagogique ou non. L’EFAC doit y prendre une place très visible et sans cesse rappeler ce qu’elle apporte aux écoles américaines qui l’hébergent. Cela prend la forme de participation à des activités américaines (bistro, foire aux livres, kermesse), ou d’activités purement françaises mais offertes aux américains (camp, fêtes traditionnelles, etc.).
A ALES, plusieurs parents assurent aussi la communication entre Lincoln, sa communauté et l’EFAC (EFAC FOL/Friends Of Lincoln et EFAC International Liaison).

Cette participation repose sur le bénévolat des parents et nécessite une coordination. Le comité des fêtes est dirigé par le rôle de parent liaison.

  • Rôle

Sous la direction de la directrice de l’EFAC, le rôle du parent liaison est de:

  • tenir la communauté EFAC au courant des événements au sein de l’école
  • être le point de contact pour les nouvelles familles pour répondre à leurs questions et assurer leur bonne intégration dans la communauté existante de l’EFAC
  • être le medium entre la communauté des parents, les écoles qui hébergent l’EFAC et la directrice (ex. remontée des idées ou suggestions de parents, des commentaires, communication inter-écoles etc.)
  • permettre le soutien des événements de l’école et coordonner le bénévolat

Les enseignants
D’un point de vue contractuel, le rôle des enseignants est résumé dans l’« exhibit A » de leurs contrats.

Ils sont recrutés par la directrice et approuvés par le conseil de gestion de l’EFAC. Ils sont en charge de plusieurs classes, respectent toutes les règles du contrat EFAC et sont tenus de se conformer strictement au code disciplinaire de CPS (Chicago Public Schools).

La directrice gère et évalue les enseignants, au niveau pédagogique, administratif et disciplinaire. Elle remonte ces évaluations auprès des services français responsables: Inspectrice d’académie et Ambassade de France à Washington pour les enseignants titulaires de l’Education nationale.

Les parents
Les parents de l’EFAC s’engagent en signant le contrat de l’EFAC à payer les frais de scolarité et à suivre les règles et termes du dit contrat.

Le contact avec les enseignants de l’EFAC se fait via la réunion Portes Ouvertes, lors des conférences parents/enseignants à la remise des bulletins de notes ainsi que sur demande de rendez-vous en cours d’année.

Les parents s’engagent à suivre la scolarité de leurs enfants et à se tenir informés des évènements de l’EFAC et de l’école américaine. Ils sont vivement encouragés à participer aux activités de l’école (bénévolat, levée de fonds) ainsi qu’à se joindre aux réunions qui ponctuent la vie de l’école :

  • Assemblée Générale
  • conseil de gestion
  • réunions d’information

Les parents adhèrent aux vertus prônées par l’école, telles que le respect, la civilité, la bienveillance, l’entraide ainsi que la promotion de la langue et de la culture françaises.

Les élèves
Ils s‘engagent à honorer leur contrat de travail avec l’EFAC (cf. contrat EFAC à ALES & contrat EFAC à LPHS) et s’engagent à respecter les règles et consignes de l’école (fonctionnement interne, discipline).

Enfin ils sont tenus de strictement se conformer au code disciplinaire de CPS (Chicago Public Schools).